E-Mails sind elektronische Erklärungen. Ähnlich dem Klick auf den Bestellbutton beim automatischen Webshop sind sie im Geschäftsleben zumeist dazu bestimmt, einem anderen zuzugehen und diesen neutral zu informieren oder zu einem bestimmten Verhalten zu veranlassen. Das bedeutet natürlich, dass auch Verträge durch eine in einer E-Mail enthaltene Erklärung abgeschlossen, verändert oder aufgehoben werden können. Denn Verträge sind grundsätzlich auch per E-Mail-Austausch oder Mausklick (mittels automatisch generierter elektronischer Erklärung) wirksam. Eine Ausnahme gilt bei formbedürftigen Verträgen (über Grundstücke, Wohnraummiete, Schuldanerkenntnis, Kündigung, Bürgschaft). Eine E-Mail wahrt hier regelmäßig nicht die Form. Im Vertragsrecht kann die E-Mail also eine rechtlich relevante Erklärung sein, z.B. Angebot oder Annahme, je nach Sachverhalt. Bei einer an eine individuelle Person gerichteten E-Mail kommt der Vertrag (oder die Vertragsänderung) durch den Austausch zweier sich deckender Erklärungen (Mail und Rückmail) zustande. Anders bei den an die Allgemeinheit gerichteten Website-Angeboten. Denn Webshops beinhalten in der Regel noch keine konkreten Angebote, sondern eine unverbindliche Einladung an den User, seinerseits eine elektronische Erklärung abzugeben. Bei Webshops muss der Anbieter die Kundenbestellung unverzüglich bestätigen.
Vorsicht ist bei der Verwendung von Mailadressen auf Visitenkarten oder auf Geschäftsbriefen angebracht. Im Handelsverkehr zwischen Kaufleuten nämlich gilt, dass der Vertragspartner auf das ihm unterbreitete Angebot unverzüglich mit so genanntem „Kaufmännischem Bestätigungsschreiben“ reagieren, also gegebenenfalls widersprechen muss. Tut er dies nicht, muss er sich an dem vom Vertragspartner unter Umständen nur irrtümlich bestätigten Vertragsinhalt festhalten lassen, auch wenn er von ganz anderen Abmachungen ausgegangen war. Sein Schweigen gilt hier kraft Handelsbrauchs als Zustimmung.
Hat er nun in seiner Geschäftskorrespondenz eine Erreichbarkeit über seine geschäftliche Mailadresse suggeriert, so muss er auch für die tägliche Kontrolle dieser Mailbox sorgen, um Gefahren wie die des Eingangs eines vom tatsächlichen Verhandlungsergebnis abweichenden Kaufmännischen Bestätigungsschreibens zu vermeiden. Daher sollte man täglich seine Mailbox checken.
Des weiteren ist es ratsam alles zu archivieren, was für einen Streitfall nützlich ist. Neben den umfangreichen steuerlichen Archivierungspflichten sollte eine möglichst vollständige Dokumentation von Geschäftsvorfällen (Projektvereinbarungen, Verantwortlichkeitsumverteilungen, Milestones & Targets, Entwürfe, Protokolle zu Meetings, Terminverschiebungen, Änderungen des Preis- und Lieferumfangs) geführt werden.
Die Beweiswerte elektronischer Dokumente sind zwar nicht der Qualität von Urkunden oder solchen mit qualifizierter elektronischer Signatur gleichzusetzen. Oft sind ausgedruckte Mails die einzige Beweisquelle. Sie anzuzweifeln gelingt in der Regel nur durch plausible Zeugeneinwände gegen den Zugang, die inhaltliche Richtigkeit oder überhaupt gegen die Echtheit der Mail. Elektronisch gespeicherte Dokumente geben daher regelmäßig einen „Wettbewerbsvorteil“, da sie (nicht zuletzt als Gedächtnisauffrischung) wichtige Indizien für Aussteller und Empfänger mit Absende- und Zugangsdatum liefern.
Prinzipiell zu empfehlen ist eine automatisierte elektronische Archivierung, die alles, was zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen notwendig ist, protokolliert, indexiert und kurzfristigen Zugriff erlaubt.
Allerdings müssen die Persönlichkeitsrechte und der Datenschutz der Mitarbeiter, deren E-Mail-Input und -Output gescannt und archiviert wird, sichergestellt werden. Dies geschieht entweder bereits im individuellen Anstellungsvertrag (Ausnahme) oder aber über eine geeignete betriebliche Policy zum Umgang mit E-Mail (Regelfall), die im Unternehmen dann aber auch „gelebt“ und entsprechend kontrolliert werden muss. Es sind daher Privat-Mails deutlich von Geschäfts-Mails zu trennen.