Digitale E-Rechnung auf einem Tablet im B2B-Mittelstand

E-Rechnung ab 2027/2028: Was mittelständische Unternehmen wissen müssen

VonNorbert

Die schrittweise Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wirft in vielen Unternehmen offene Fragen auf. Während seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht zum Empfang strukturierter eRechnungen für alle deutschen Unternehmen gilt, rücken nun die Fristen für die eigene Rechnungsausstellung näher. Welcher Zeitplan gilt für den Mittelstand und welche Handlungsbedarfe bestehen?

Der Zeitplan zur Ausstellungspflicht im Überblick

Bei der Erstellung und Übermittlung strukturierter elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr sieht der Gesetzgeber Übergangsfristen vor:

  • Ab 1. Januar 2027: verpflichtende Ausstellung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR im Jahr 2026.
  • Ab 1. Januar 2028: ausnahmslose Pflicht zur Ausstellung für alle Unternehmen im B2B-Bereich (§ 27 Abs. 38 UStG).

Wichtiger Hinweis für kleine und mittlere Unternehmen

Da viele mittelständische Betriebe und Handwerksunternehmen die Umsatzschwelle von 800.000 Euro nicht überschreiten, greift für sie die Pflicht zur eigenen Erstellung von E-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2028. Dennoch betrifft das Thema bereits heute den Betriebsalltag: Großlieferanten und Dienstleister stellen ihre Fakturierung schrittweise um, sodass der GoBD-konforme Empfang und die digitale Archivierung eintreffender E-Rechnungen (wie XRechnung oder ZUGFeRD) schon jetzt sichergestellt sein müssen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht für jeden Abrechnungsvorgang muss zwingend eine E-Rechnung nach der Norm EN 16931 ausgestellt werden. Der Gesetzgeber sieht unter anderem in folgenden Fällen Ausnahmen vor:

  • Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (§ 33 UStDV).
  • Fahrausweise: Verträge und Nachweise über Personenbeförderung (§ 34 UStDV).
  • Kleinunternehmer: Befreiung von der Erstellungspflicht gemäß § 34a UStDV (Empfangspflicht bleibt unberührt).
  • B2C-Geschäfte: Leistungen und Verkäufe an private Endverbraucher.

Rechtliche und organisatorische Risiken vermeiden

Eine unzureichende Vorbereitung kann zu formellen Fehlern im Abrechnungsprozess führen. Entspricht eine Rechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben, drohen Verzögerungen bei Betriebsprüfungen oder Beanstandungen hinsichtlich des Vorsteuerabzugs beim Rechnungsempfänger. Eine frühzeitige Prüfung der internen Buchhaltungs- und ERP-Systeme schützt vor unsicheren Behelfslösungen und stellt die Einhaltung der GoBD-Vorgaben sicher.

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