Pflichtinhalte einer Rechnung

In Vollzug der sogenannten Rechnungsrichtlinie der EU (2001/115/EG, Amtsblatt der EG 2002 Nr. L 15 S. 24) wird mit Wirkung zum 01.01.2004 die Vorschrift des § 14 UStG über die Ausstellung von Rechnungen geändert. Unternehmer sind künftig verpflichtet, eine Rechnung mit den Pflichtinhalten gemäß § 14 Abs. 4 UStG zu erteilen, wenn er eine Lieferung oder Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt.

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
– Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers und den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
– Die Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
– Das Ausstellungsdatum der Rechnung
– Eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
– Umfang und Art der sonstigen Leistung
– Zeitpunkt der sonstigen Leistung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
– Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, wenn dieses in der Rechnung angerechnet wird
– Anzuwendender Steuersatz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag
– Hinweis auf eine Steuerbefreiung, wenn eine solche besteht

Nur dann, wenn die Rechnung des Unternehmers die aufgelisteten Pflichtangaben enthält, ist der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt. Um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen, muss der Unternehmer die erbrachten Leistungen in der Rechnung oder in Bezug genommenen Dokumenten so genau beschreiben, dass der Rechnungsempfänger nachweisen kann, dass die Leistungen für sein Unternehmen erbracht worden sind.

Organisationsanforderungen

Die Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 UStG), was sich auch schon aus § 147 Abs. 3 AO ergab.

Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG werden die Durchschläge der Rechnungen in einem alphabetisch geordneten Ordner (Offene Posten) aufbewahrt und nach Zahlung in dem alphabetisch geordneten Ordner (Bezahlte Rechnungen) abgelegt, sofern nicht die EDV-Finanzbuchhaltung entsprechende Dateien enthält. Bei einer Gewinnermittlung durch Vermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG (Bilanzierung) werden in der Finanzbuchhaltung sogenannte Debitorenkonten (Forderungskonten) für jeden Mandanten bzw. für jede Mandantengruppe (alphabetisch) geführt; die Durchschläge der Rechnungen werden dann bei den Belegen zur Finanzbuchhaltung (meist alphabetisch) aufbewahrt.

Künftig muss eine Rechnung auch eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Der Rechnungsempfänger muss lediglich darauf bestehen, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer enthält. Dass die Nummern fortlaufend vergeben werden, kann er nicht nachweisen. Diesen Nachweis muss allerdings der Unternehmer führen, was aus Gründen der Praktikabilität dadurch geschieht, dass von jeder Rechnung ein zusätzlicher Durchschlag angefertigt wird, der chronologisch abgelegt wird.

Wird bei der Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern eine Nummer übersprungen, kann die Finanzverwaltung daraus schließen, dass eine ausgestellte Rechnung nach Barzahlung vernichtet worden ist. Die Finanzverwaltung wird sich zu Hinzuschätzungen bei den Betriebseinnahmen veranlasst sehen (§ 162 AO). Um dies zu verhindern, sollte der Unternehmer die Gründe festhalten, warum eine Rechnungsnummer nicht in der Finanzbuchhaltung erscheint. Es sollten auch Rechnungen mit Rechnungsnummern aufbewahrt werden, die gestrichen, storniert, verschrieben oder umgeschrieben worden sind.